Das papierlose Büro bei der GSG Berlin

PDF statt Papier. Dieses Jahr steht bei der GSG Berlin ganz im Zeichen der digitalen Revolution. Mit einem neuen Enterprise Content Management soll ab sofort das Arbeiten im Unternehmen effizienter werden. Profitieren werden davon auch die Mieter.

Das Ziel ist eindeutig: das papierlose Büro. Im Silicon Valley werden Dokumente schon längst nicht mehr als Papier weitergereicht. Doch der Weg zum PDF-Alltag erscheint steinig. Noch sind wir Deutschen Weltmeister: Der jährliche Pro-Kopf-Papierverbrauch liegt bei 250 Kilogramm. Damit verbrauchen wir umgerechnet einen kompletten Harry-Potter-Band pro Tag.

Dabei ist die Digitalisierung von Dokumenten nun wahrlich keine Hexerei. Ganz zu schweigen davon, wie viel Potenzial in den Unternehmen damit brachliegt.

Papier hat zwar die Eigenschaft, unseren Spürtrieb zu fördern – allein dadurch, dass Informationen mal wieder in Papierakten versteckt, Dokumente nicht auffindbar oder Datenbestände nicht stimmig sind.

Effizient ist das nicht. Mit einem papierbasierten Aktenmanagement ist Business 4.0 nicht umsetzbar. Im Gegenteil: Papier verhindert die digitale Transformation.

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Also weg mit der Zettelwirtschaft. Papierloses Arbeiten bringt schließlich Vorteile. Der Hauptgrund für den Papierverzicht ist nicht allein der Umweltschutz – sondern der Wunsch nach Effizienz.

Ganz klar: Papierloses Arbeiten macht Daten und Dokumente schneller auffindbar. Mitarbeiter können jederzeit nachvollziehen, welches Dokument bereits versendet wurde, welches noch im Umlauf ist, welches wann freigegeben wurde. Wenn Mitarbeiter schneller an Informationen kommen, sind sie schneller auskunftsfähig. Das erleichtert die Arbeit erheblich. Und der Kunde hat schließlich auch was davon.

Obwohl die Digitalisierung in deutschen Büros bislang schleppend vorankommt – irgendwie hängen wir am guten alten Papier – zeichnet sich langsam eine Trendwende ab: 88 Prozent der in Untersuchungen befragten Entscheider wollen einen Zusammenhang zwischen Digitalisierung und Unternehmenserfolg erkannt haben.

In Zukunft möchte die GSG Berlin auf Papier verzichten
Papierblockaden sind auch bei der GSG Berlin keine Unbekannten. „Die Briefe in unserer Postmappe werden erst von zwei Geschäftsführern und drei Prokuristen abgezeichnet, bevor sie auf dem Schreibtisch des zuständigen Mitarbeiters landen. Bis wir das Mann für Mann für Frau von unseren Schreibtischen haben, vergeht Zeit. Viel Zeit“, sagt Oliver Schlink, kaufmännischer Geschäftsführer der GSG Berlin. Und ergänzt: „Solche Arbeitsabläufe sind wahrlich nicht mehr zeitgemäß.“

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Erkannt, gehandelt. Für 2017 hat sich die GSG Berlin das Thema Digitalisierung vorgeknüpft. Ende Juni war das Kick-Off für ein neues Dokumenten Management.

Bei der GSG Berlin sorgt ab sofort ein sogenanntes Enterprise Content Management für Ordnung.

Die Berliner Unternehmensgruppe Optimal Systems, einer der führenden deutschen Anbieter für digitale Archivierung, Dokumentenmanagement und digitale Workflows, unterstützt die GSG Berlin auf ihrem Weg der Digitalisierung.

Und was kann so ein Enterprise Content Management?
Das ECM verfügt über Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content zur Unterstützung der Prozesse in Unternehmen. Klingt umwälzerisch.

1. „Wir starten unsere technologische Revolution in drei Prozessen. Zuerst haben wir uns den Posteingang, den Rechnungseingang und das Konditionsblatt mit Informationen über zu vermietende Flächen vorgenommen,“ sagt Oliver Schlink. Eingehende Briefe wie Mieteranfragen oder Auftragsbestätigungen von Handwerksfirmen werden in Zukunft gescannt und digital archiviert. Ebenso die eingehenden Rechnungen.
2. „In einer zweiten Stufe werden wir weitere Prozesse auswählen und möglicherweise eine elektronische Mieterakte erstellen“, so der Geschäftsführer. Mieteraktenordner sind üppig gefüllt: Schriftwechsel, Mietvertrag, Bonitätsprüfungsunterlagen, Mietzahlungsbelege, Betriebskostenabrechnung, technische Unterlagen. Auch der Imkervertrag über die Honigbienen im Objekt Sophie-Charlottenstraße muss schließlich bei Bedarf schnell gefunden werden. Bis jetzt füllen noch hunderte Meter von farbig gekennzeichneten Akten die Schränke in der GSG Berlin Geschäftsstelle an der Geneststraße.
3. Neben dem Dokumentmanagement soll dann in einer möglichen dritten digitalen Veredlungsstufe allen GSG-Mietern die Möglichkeit gegeben werden, ihre Stammdaten wie Bankverbindung oder Ansprechpartner selbst online zu verwalten und ihre Betriebskostenabrechnung und Mietdauerrechnungen fürs Finanzamt selbst herunterzuladen. Tschüss Papier, willkommen Service.

Werden dann nicht zwangsläufig weniger Mitarbeiter benötigt? Oliver Schlink gibt Entwarnung: „Die GSG ist auf einem Wachstumskurs – daher geht es eher darum, für die Mitarbeiter Freiräume zu schaffen, um dieses Wachstum bewältigen zu können. Hinzukommt, dass bei uns in den nächsten Jahren ein Generationswechsel ansteht, weil viele unserer Mitarbeiter in den Ruhestand gehen. Es muss sich also niemand Sorgen machen, dass er seinen Arbeitsplatz verliert. Der Arbeitsplatz wird sich verändern – aber wir sind davon überzeugt, dass die Arbeit abwechslungsreicher wird.“

Nach und nach werden dann all die dicken Akten mit ihren bunten Ordnerrücken aus den Regalen verschwunden sein. Zeitgenossen mit eindeutiger Paper Passion sei daher der 6. November ans Herz gelegt. Den alljährlichen „World Paper Free Day” können sie in diesem Jahr mit einem ganz anderen Bewusstsein begehen.